reQall es una herramienta increíble: sirve para capturar ideas, gestionar listas de acciones e incluso te envía recordatorios. Además hay una multitud de maneras de interactuar con reCal: por teléfono (solo en los EEUU, Canadá e Inglaterra), con la aplicación para el iPhone y iPod Touch, con la aplicación para el BlackBerry, desde un navegador internet, con mensajería instantánea, desde el plugin para Firefox, por SMS (también solo en los EEUU, Canadá e Inglaterra), ...

Como vez, siempre tienes acceso a reQall. Todos esos dispositivos también sirven para recibir los recordatorios de tus tareas justo al momento que lo necesitas. También puedes recibir recordatorios por RSS o directamente en tu calendario (Google Calendar, iCal, Outlook, Sunbird,...).

Finalmente si tus compañeros o familia también usa reQall, puedes enviarles notas convirtiendo reQall así en un centro de comunicación.

La agilidad de esta solución y la gran selección de opciones conviertan reQall en la herramienta idónea para capturar y organizar ideas. Su punto fuerte es su precio: ¡reQall no cuesta nada!

Reuniones son muy caros. Si convocas una reunión de dos horas con ocho asistentes, inviertes en total 16 horas laborables que puede tener un valor entre 600 y 1200 euros. Son 16 horas que no dedicas a la atención a tus clientes o al desarrollo de tu producto.

Si convocas una reunión, asegúrate que solo invitas los asistentes que realmente son necesarios y que todos los asistentes saben la razón de la reunión (¿por qué hay reunión?) y están de acuerdos con la necesidad de este razón.

Hay cinco razones para convocar una reunión:

1. Dar información
   Aunque puedes difundir información fácilmente, a veces es mejor hacerlo en persona. Si hay cambios importantes en la estructura de la empresa, es mejor explicar esas cambios en persona a los empleados.
2. Obtener información
   Otra razón para convocar una reunión puede ser escuchar a los opiniones de los asistentes o por ejemplo para saber qué está pasando en los varios departamentos de la empresa.
3. Desarrollar opciones
   Una buena lluvia de ideas va mejor si lo hacer con otras. Las ideas de una persona pueden ser la inspiración para más ideas de otra persona. También es posible que necesitas la visión de varios diferentes expertos para poder tener el imagen completo de la solución.
4. Tomar decisiones
   Si hay que tomar una decisión importante que requiere en consenso de varias personas queda claro que también puedes necesitar una reunión.
5. Contacto humano
   Aunque hoy en día puedes hacer muchas cosas a distancia por internet o teléfono, a veces es mejor reunir en persona para poder conocer mejor a la otra gente.

Muchas veces tendrás varios de esas razones para reunir gente, incluso a veces tienes las cinco razones para convocar una reunión: Hoy voy a compartir información con vosotros y también obtendré información de vosotros. Después exploramos algunos posibles soluciones a nuestro problema y decidir las aciones para hacer. Entre medio podemos conocernos un poquito más...

El Calendario Pulgar es un calendario con el tamaño de una tarjeta de visita, con seis meses por lado. Ese calendario parece complicado, pero es muy fácil de usar:

1. Busca el mes para leer;
2. Usa sus dedos para cubrir los números que no están directamente abajo la cabecera del mes;
3. Nota el color de la cabecera del mes. El último día del mes está marcado con el mismo color.

Enrique Brito ha creado este herramienta especialmente para El Canasto en formato Microsoft Excel y PDF.

• CalPugar2009Canasto.xls
• CalPugar2009Canasto.pdf

Mantener un blog no es fácil. Hay diferentes tipos de tareas (escribir, moderar comentarios, hacer publicidad, etc.) y además tenemos que combinar el trabajo en nuestro blog con nuestro trabajo diaria (salvo algunos personas con suerte). En este post (y porque mañana empieza el Evento Blog España) quiero explicar cómo es el proceso detrás de El Canasto, y qué hago para mantener este blog en lo menos tiempo posible. Lógicamente todo ese proceso está basado en Getting Things Done con las cinco fases: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.

Como este fin de semana varios lectores de El Canasto participan en el Evento Blog España, he pensado que podemos organizar una 'kedada'. Yo solo he estado en Sevilla una vez antes, pero con ayudo de Rufo hemos planificado lo siguiente:

Viernes 14 de noviembre a las 22:00 horas nos encontramos en la puerta principal de acceso a EBE (en el cartel grande de EBE que hay en el jardín exterior, donde el año pasado estaban los segways) y después marchamos a la zona de la Alameda de Hércules, allí hay muchos sitios para reunirnos, tomar unas tapas y unos refrescos.

Por el momento no hemos fijado ningún lugar en concreto, pero si hay suficiente interés (por favor deja un comentario si quieres participar) podemos hablar con algún bar para que nos hagan un hueco.

Mindjet ha publicado versión 8 de MindManager, su software para mapas mentales, junto con MindManager Web, un servicio en internet. MindManager 8 incluye un navegador integrado, una nueva integración con Web Service, un buscador y gestión de tareas.

MindManager Web es una manera completamente nueva y elegante para hacer mapas mentales y colaborar con otros en internet. Igual a Google Docs, MindManager Web es una aplicación SaaS, pero mejorado porque puede transformar tus documentos de texto en atractivas mapas visuales. Puedes editar tus mapas desde cualquier lugar, en cualquier momento; editar mapas junto con otras personas; y decide quien tiene acceso a tus mapas con secciones seguras de trabajo. Diseñado con el pedigrí de la aplicación de mapas mentales más popular del mundo, MindManager Web está completamente compatible con el software de sobremesa MindManager, y añadir nuevos temas y subtemas es tan simple como pulsar la tecla Intro o Insertar.

He añadido el calendario compacto del año 2009 para Uruguay a la gran lista de calendarios. Gracias a Lucía Fernanda para pasarme los días festivos. Como siempre, el calendario de Uruguay está disponible para su descarga en formato Microsoft Excel 2007, Microsoft Excel 97-2003, OpenOffice.org Calc y PDF.

Además he actualizado los calendarios de México y Chile con los últimos datos que me habéis enviado.

Si tienes un trabajo creativo, hay muchas posibilidades que vas a tener buenas ideas, pero en el sitio equivocado. ¿Qué haces en esas situaciones? Sería fantástico si puedes usar todas esas ideas sin olvidarlas.

Hacer compras en el supermercado, entrando facturas nuevas o preparar un café son tareas bien definidas. Sabes cuando empiezas y cuando estás lista.

Pero cuando ideas y problemas tienes un rol más importante en tu vida, o cuando el proyecto en que trabajas es más grande y más complejo, tu subconsciente va a jugar un papel más importante. Tu subconsciente puede ayudarte con ideas y soluciones creativas. Y tu subconsciencia no sabe de momentos definidos para tareas específicas.

También puede pasar con cosas simples: si estás en una reunión y de repente te recuerdas que debes comprar un regalo para alguien. O al revés: mientras estás esperando para pagar en una tienda estás pensando en qué temas debes incluir en la agenda de la próxima reunión.

Después de la introducción del GMail Gadget de Remember The Milk para gestionar tareas desde la interfaz de Gmail, Nozbe también ha hecho una adaptación de su gadget.

Para añadir Nozbe a Gmail, primero debes activar los gadgets en la pestaña Labs de la configuración de su cuenta Gmail. Ese activa una pestaña nueva Gadgets en la configuración, dónde puedes añadir la dirección del gadget de Nozbe: http://www.nozbe.com/google/index.xml.

Este es la semana de las grandes noticias de Remember The Milk. Primero han anunciado el gadget para Gmail, y ahora han publicado una aplicación para el iPhone o iPod Touch. La aplicación está disponible de forma gratuita en el App Store, pero solo si tienes una cuenta pro de RTM ($20/año).

Remember The Milk para iPhone es idóneo si por falta de conexión Wifi o 3G no puedes acceder a internet. La aplicación tiene varias funcionalidades muy útiles que incrementan la usabilidad:

• Por ejemplo si has apuntado un número de teléfono en una nota de la tarea, se vincula ese número automáticamente al teléfono, para que puedas hacer la llamada directamente desde la tarea.
• Además puedes organizar tus tareas por lista, lista inteligente, etiqueta, lugar, prioridad y fecha.
• Obviamente puedes sincronizar toda la información que has entrada (tareas, notas, listas inteligentes, etiquetas, lugares,...) con tu cuenta RTM en internet.
• Si no usas por ejemplo el campo prioridad, puedas configurar la aplicación para que no muestre ese campo.
• Una funcionalidad muy útil es que las tareas nuevas cojan las propiedades de la vista actual. Si estoy mirando mis tareas del lugar Casa y quiero añadir una tarea nueva, esa tarea automáticamente tiene el lugar Casa definido.
• Y finalmente, Remember The Milk para el iPhone es capaz de reconocer los lugares usando el GPS.

Actualmente has más que 400 artículos en El Canasto, y si no has seguido El Canasto desde el principio puedes perder mucho tiempo leerlo todo. Por eso os presento la lista de lo que yo considero los mejores artículos de El Canasto:

1. Calendario Compacto
   Ese calendario es todo un clásico de El Canasto y muestra todo el año en un formato intuitivo con mucho espacio para tomar notas. Es el calendario idóneo para planificar proyectos.
2. Combatir procrastinación
   Este articulo habla de las principales causas de procrastinación (el habito de posponer tareas hasta el último minuto) y las maneras de para combatirlas.
3. Eficacia y Eficiencia
   Los dos aspectos más importantes de la productividad y la relación entre ellos.
4. Getting GTD Done
   Empezar a trabajar según Getting Things Done es difícil. En este artículo doy nueve consejos que te ayudan con la implementación de este método de productividad personal.
5. Definir tus metas
   Las palabras que usas al apuntar tus metas a corto y largo plazo tienen una gran influencia en el resultado. Si defines tus metas con inteligencia, esas metas son específicas, mensurables, realizables (pero desafiadores) y con fechas de finalización.
6. Con la cabeza vacía trabajas mejor
   Una parte importante de productividad personal sin estrés es tener la cabeza vacía para que puedes utilizar tu tiempo para pensar en cosas que realmente valen la pena.
7. Asuntos para resolver
   El problema del Trabajo de Conocimiento es que el trabajo no viene predefinido. Para cada cosa que entra en tu vida debes decidor si hay que hacer algo y qué debes hacer.
8. ¿Qué vas a hacer ahora?
   Tienes una lista enorme de tareas. ¿Qué criterios debes aplicar al decidir con que tarea debes empezar?
9. Gestionar correo electrónico
   Una serie de cuatro artículos llenos con consejos sobre el gestión de correo electrónico.
10. Meme: My killer GTD setup
    Una descripción complete de las herramientas que usaba el año pasada.
11. (10+2)*5
    Una formula potente para evitar procrastinación y garantizar la diversión.
12. Repaso Semanal
    El Repaso Semanal en un proceso fundamental para mantener un sistema de productividad actualizado.
13. Ordenar la lista de Próximas Acciones
    La lista de Próximas Acciones en el mando de control de nuestro trabajo. En este artículo doy algunos consejos sobre en gestión de esta lista tan importante.
14. Mi lista de viaje
    Uno de los consejos de David es mantener listas para todo lo que puedes necesitar. Mi lista de viaje es uno de mis listas y puede servir como un ejemplo para muchos.
15. Mi centro de control en Outlook
    Sigue esos pasos para configurar una vista especial para gestionar citas y tareas en Microsoft Outlook 97-2003.

Hace una semana Jesús David nos ha notificado en los foros de El Canasto de su fondo de escritorio GTD. Creo que es una colección de papeles tapiz estupendo que merezca más atención.

El fondo de escritorio muestra el flujo de trabajo de Getting Things Done usando un conjunto de iconos frescos. Hay varias variaciones y tamaños (1024x768, 1600x1200 y 2000x1500). Además puedes descargar los archivos fuente para adaptarlo a tu gusto.

Lea todo en Wallpapers GTD

Inspirado por las Escritorios productivos de Francesc Esteve, os mostraré en el segundo vídeo de 2 minutos de productividad mi despacho y las herramientas que uso.

Solo es un video de dos minutos y por tanto voy muy rápido, pero seguramente en el futuro hago más videos mostrando cada cosa por separado.

Ahora que Gmail Labs tiene soporte para gadgets, el equipo de Remember The Milk (siempre usando las tecnologías más modernas) ha empezando a trabajar. Hoy han presentado un gadget nuevo para su servicio de tareas, que puedes integrar directamente en GMail. Este gadget te permite visualizar las tareas para esta semana y la semana que viene y además es fácil de añadir tareas nuevas. También puedes personalizar las listas visibles, incluso las Listas Inteligentes.

El beneficio sobre la extensión RTM es que este gadget nuevo funcione en todos los navegadores y no solo en Firefox, aunque la extensión tiene más funcionalidades.

Uno de los problemas más grandes de la productividad personal es la gestión del correo electrónico. Cada vez recibimos más correo y por tanto tenemos más cosas para procesar. Ya sabemos cuántas veces al día miramos en la bandeja de entrada para ver si hay correo, pero ¿cuántos correos recibimos por día?

Imagen cortesía de Sergio Roberto

Solo falta una semana para el final de los votos para los Premios Bitacoras.com. Tengo muy buenas posibilidades de ganar el premio de Mejor Blog de Negocios si continúo recibiendo votos.

Sé que soy un poquito pesado pidiendo votos, pero creo que es necesario para poder ganar el premio. Os prometo que no vuelve a pedir más votos durante al menos un año...

He oído varias veces que el procedimiento de votar es complicado, y por tanto os presento la guía de votar por El Canasto (solo para si no tienes una cuenta en bitacoras.com):

1. Navega a http://bitacoras.com/premios08/clave, entra tu dirección de correo en la tercera sección (¿No estás registrado ni tienes clave de voto?) y haga clic en el botón Enviar;
2. Abre el correo que has recibido y haga clic en verificar tu identidad para confirmar la dirección de correo;
3. Ahora has vuelta a la misma página. Copia el código de voto que has recibido por correo en la primera sección (¿Ya tienes clave de voto?) y haga clic en el botón Comprobar;
4. Ya estás listo para votar por El Canasto. Busca la categoría Mejor Blog de Negocios y entre la dirección de El Canasto (http://canasto.es). Si quieres puedes votar por tres bitácoras por categoría.
5. Finalmente bajas hasta el final de la página, donde debes entrar el código de comprobación de seguridad y hacer un clic en el botón Votar.

¡Muchas gracias por su voto!

Diario Noticias ADN.es

Todos ya conocemos la ley de dos minutos. No obstante, aun encuentro mucha gente que no saben que esa regla solo se debe aplicar al procesar tareas y no al recopilar. En otras palabras: si mientras estás trabajando en una tarea tienes una idea estupendo para otra tarea, solo debes apuntarlo en un bloc de notas. Aunque puedes hacer la tarea en dos minutos, ¡no haces nada hasta el momento de procesar tus notas!

Hay una historia circulando por internet que demuestra perfectamente porque no debes aplicar la ley de dos minutos si estás trabajando en otra tarea: